Überraschungsbesuch des Finanzamts: Bargeldbranche muss mit Kassen-Nachschauen rechnen

Seit 2018 dürfen Finanzämter bei Betrieben der Bargeldbranche sogenannte Kassen-Nachschauen durchführen und in diesem Rahmen unangekündigt überprüfen, ob die Daten des Kassensystems den gesetzlichen Formvorschriften genügen und die Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben ordnungsgemäß erfolgt sind. Überprüft wird bei diesen Überraschungsbesuchen auch, ob im Kassensystem eine ordnungsgemäß zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) eingesetzt wird. Die Prüfer der Finanzämter beobachten die Bedienung der Kasse in öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen häufig sogar vorab verdeckt und führen Testkäufe durch, um zu überprüfen, ob Belege korrekt ausgegeben werden.

Hinweis: Stößt der Prüfer im Rahmen der Kassen-Nachschau auf Unstimmigkeiten, kann er direkt und ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Betriebsprüfung übergehen, die dann zu einer Hinzuschätzung von Einnahmen und damit zu erheblichen Steuernachzahlungen führen kann.

Unternehmen der Bargeldbranche sind häufig gut beraten, wenn sie die Abläufe einer Kassen-Nachschau vorab mit ihrem Personal und ihrem steuerlichen Berater durchsprechen und sich gezielt auf solche Überraschungsbesuche des Finanzamts vorbereiten. So sollte unter anderem geklärt werden, wer Auskünfte erteilen bzw. Unterlagen herausgeben darf und wo die Bedienungsanleitungen der Kasse liegen. Es empfiehlt sich zudem, gemeinsam mit dem steuerlichen Berater im Vorfeld eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation zu erstellen, in der insbesondere folgende Punkte dargestellt sind:

• Beschreibung der betrieblichen Organisation und Abläufe bei der Kassenführung, der Regelungen zum Kassensturz, zur Kassenauszählung, zum Umgang mit Kassenfehlbeträgen und zur Führung des Kassenbuchs
• Beschreibung sämtlicher kassenbezogener Datenverarbeitungsprozesse
• Darstellung der Zugriffs- und Benutzungsrechte aller Angestellten
• Beschreibung zum Umgang mit besonderen Vorgängen (z.B. Erstellung von Hausbons bei Verzehr durch Angestellte)

Hinweis: Wird ein Unternehmen einer Kassen-Nachschau unterzogen, sollte es schnellstmöglich seinen steuerlichen Berater kontaktieren, damit die Nachschau von ihm begleitet werden kann. Der Prüfer ist allerdings nicht verpflichtet, auf das Eintreffen des Beraters zu warten.

(aus: Ausgabe 02/2022)