Elektronisches Fahrtenbuch: Ein Diktiergerät ist nicht ordnungsgemäß

Führen Sie ein Fahrtenbuch für die Versteuerung eines privat genutzten Firmenwagens? Egal ob Sie Unternehmer oder Angestellter sind – Ihr Fahrtenbuch dürfte dem Papierheft eines beliebigen anderen Fahrers stark ähneln. Zumindest war das bis vor einigen Jahren so.

Viele seither aufgekommene elektronische Alternativen wurden von der Gerichtsbarkeit aufgrund der nachträglichen Änderbarkeit schnell als nicht ordnungsgemäß bewertet. Konsequenz war und ist die steuerliche Nichtanerkennung der Aufzeichnungen und die Anwendung der pauschalen 1-%-Methode, die in der Regel finanzielle Nachteile mit sich bringt.

Elektronische Fahrtenbücher werden nur dann anerkannt, wenn sie die Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit erfüllen. Das ist gar nicht so einfach – ein Arbeitnehmer ist erst kürzlich wieder vor dem Finanzgericht Köln (FG) damit gescheitert. Er diktierte vor Fahrtbeginn den Kilometerstand, den Zweck der Fahrt und das Datum. Unterwegs diktierte er besondere Vorkommnisse und nach Fahrtende wiederum den Kilometerstand. Seine Sekretärin übertrug die Daten alle zwei Wochen in eine Excel-Tabelle. Diese wurde ausgedruckt und am Jahresende gebunden.

Zuerst hielt das FG fest, dass nur die im pkw besprochenen Kassetten gegebenenfalls als elektronisches Fahrtenbuch gelten können. Die ausgedruckten Excel-Tabellen verstoßen ohnehin gegen die Ordnungsmäßigkeit. Sie wären nur dann anerkannt worden, wenn sie unmittelbar nach jeder Fahrt ausgedruckt und unveränderlich gebunden worden wären.

Aber die Veränderbarkeit ist auch bei den Kassetten ein Problem. Denn diese können mit entsprechenden technischen Mitteln unbemerkt manipuliert werden. Außerdem können im Zweifel ganze Kassetten ausgetauscht und neu besprochen werden. Schließlich ist es auch nicht zumutbar, dass zur Überprüfung die besprochenen Kassetten mit den Ausdrucken abgeglichen werden.

Ein elektronisches Fahrtenbuch muss, um anerkannt zu werden, manipulationssicher, lückenlos und zeitnah alle notwendigen Daten erfassen. In der Regel ist ein GPS-gestütztes, festeingebautes Gerät am wenigsten anfällig für Manipulationen. Diktiergeräte jedenfalls sind nach Auffassung des FG generell ungeeignet als Fahrtenbuch.

(aus: Ausgabe 11/2015)